red-2 Life

詳細資料の作成

会を進めるにあたっての必要そうな資料をまとめてみました。
もちろん、これも内容によっては異なってきます。

＜案内状＞

披露宴出席者はもとより、2次会からの参加者へのお知らせです。
事前に出欠を取ったあとで出席の確率の高い人に送った方が
印刷コストも安く済みますね。

案内状作成のポイントとしては、裏面のデザインにつきるでしょう。
私の場合は、テーマに合わせたものをよく作っています。
新郎新婦のツーショット写真だけではなく、少しひねりが
あった方がもらった時のインパクトは非常に大きいし、楽しい2次会に
なりそうだと、参加者の期待を膨らませることもできます。
イラストレーターやパワーポイントが使える場合は幹事自ら
制作することもありですが、凝ったデザインにしたい場合は友人・知人に
頼むことも選択肢の一つですね。印刷については、キンコーズなども
非常に便利です。

＜タイムテーブル＆スケジュール＞

進行時間の管理です。
通常2時間～3時間が2次会の目安ですが、タイムテーブルでは
準備時間と撤収時間も含めて考えます。
開場が19：00であるならば幹事は、30分～1時間前に会場入りし、
セッティングや最終チェックなどが必要ですし、備品関係の
撤収時間も考慮してタイムテーブルを組むことをオススメします。
タイムテーブル内容としては、時間と内容、ＢＧＭや客電、準備備品と担当者などが
明確に判るものがよいでしょう。

スケジュールは、当日までのざっくりといつまでに何をするかを
決めておくものです。新郎新婦や協力者（スタッフ）との打合せ日時や
タスクを管理するものですね。通常職場で作るスケジュールと同様です。

＜進行台本＞

司会のトーク概要や、ゲームや余興の紹介などマイクで話す内容を
整理するものです。私はタイムテーブルとドッキングさせて
活用したりしていますが、それは司会の際は８０％アドリブでベシャリを
することに慣れているかでしょうか・・・

＜景品リスト＞
ゲームやイベントを仕込む際に景品として必要なものがあれば
品物と個数と金額など管理しておくのに便利です。

＜備品リスト＞
当日に必要そうな備品のリストです。

受付のペンや、スライドショーを実施するスクリーンやパソコンなど
を管理しておくものです。備品名と管理担当者を決めておくと、
当日にテンパる確率が下がります。

＜出欠リスト＞

受付の際に出欠の確認と参加費徴収に活用します。
まあ説明の必要は有りませんね。

＜ゲームの内容＞

ビンゴや余興などの概要をまとめたものです。
なくても大丈夫でしょう。ちなみに余興やゲームについては別項目にて
取り上げます。

以上必要そうな資料をピックアップしました。
特に項目立てはしませんでしたが、規模が多き目な場合は、出納帳チックなものも作ってます。
お金のトラブルと食べ物の恨みは後で遺恨を残すこと間違い無しなので！

次回は、各種打合せでのチェックポイントを共有します。